MeetNote AI v1.1.1

MeetNote AI — Hướng dẫn cài đặt và sử dụng

Áp dụng cho Windows 10/11 x64 và macOS 13+ (Apple Silicon).

01 MeetNote AI làm được gì?

MeetNote AI hỗ trợ:

  • Ghi âm microphone và âm thanh từ cuộc họp trực tuyến.
  • Chuyển giọng nói thành văn bản theo thời gian thực.
  • Tải file ghi âm có sẵn để tạo transcript.
  • Dịch trực tiếp nội dung cuộc họp khi dùng Soniox.
  • Tạo tóm tắt, quyết định và action items bằng Codex, DeepSeek hoặc Gemini.
  • Sửa transcript, ghi chú, tìm kiếm và xuất từng cuộc họp ra Markdown.
  • Sao lưu và khôi phục dữ liệu bằng file JSON.
⚠️ MeetNote chạy trên máy của bạn, nhưng tính năng nhận dạng giọng nói và AI sẽ gửi audio hoặc transcript tới nhà cung cấp đã chọn.

02 Cài và mở MeetNote trên Windows

Yêu cầu

  • Windows 10 hoặc Windows 11 bản 64-bit.
  • Kết nối Internet cho speech-to-text và AI.
  • Microsoft Edge hoặc Google Chrome phiên bản mới.
  • Quyền sử dụng microphone nếu muốn ghi âm trực tiếp.

Cách mở

  1. Tải file MeetNote-1.1.1-windows-x64.exe về máy.
  2. Nên để file trong một thư mục cố định, ví dụ Documents\MeetNote.
  3. Nhấp đúp vào file EXE.
  4. Lần đầu chạy, MeetNote giải nén runtime cục bộ rồi tự mở trình duyệt tại: 
    http://127.0.0.1:8765
  5. Nếu trình duyệt không tự mở, hãy nhập địa chỉ trên vào Edge hoặc Chrome.

MeetNote là bản portable, không cần cài Node.js và không cần chạy bộ cài riêng.

Nếu Windows SmartScreen cảnh báo

Bản v1.1.1 hiện chưa có chữ ký code-signing nên Windows có thể hiện cảnh báo. Chỉ tiếp tục nếu file được nhận từ nguồn tin cậy:

  1. Chọn More info.
  2. Kiểm tra đúng tên file.
  3. Chọn Run anyway.

SHA-256 của bản phát hành hiện tại:

3f0deee06faf9dd2e71dfabf32d637ff55633fd332af3fb74d3729242f4da62d

Kiểm tra bằng PowerShell:

Get-FileHash .\MeetNote-1.1.1-windows-x64.exe -Algorithm SHA256

03 Cài MeetNote bằng DMG trên macOS

Yêu cầu

  • macOS 13 Ventura trở lên.
  • Máy Mac Apple Silicon: M1, M2, M3, M4 hoặc mới hơn.
  • Safari, Google Chrome hoặc Microsoft Edge phiên bản mới.
  • Kết nối Internet và quyền microphone nếu muốn ghi âm trực tiếp.

Cách cài

  1. Tải file MeetNote-1.1.1-arm64.dmg về máy.
  2. Nhấp đúp vào file DMG để mở.
  3. Kéo MeetNote.app vào thư mục Applications trong cửa sổ cài đặt.
  4. Eject ổ đĩa MeetNote sau khi sao chép xong.
  5. Mở Applications, tìm MeetNote rồi nhấp đúp để chạy.
  6. MeetNote tự khởi động local server và mở trình duyệt tại: 
    http://127.0.0.1:8765

Bản macOS đã kèm Node.js runtime, không cần cài Node.js riêng.

SHA-256 của DMG hiện tại:

2f9b6ba021e63bc8af47e479527a512aba0f49eb4ae6d11c30994b74f117bf77

Kiểm tra bằng Terminal:

shasum -a 256 ~/Downloads/MeetNote-1.1.1-arm64.dmg
Nếu macOS chặn app vì chưa xác minh nhà phát triển

Bản v1.1.1 hiện được ký ad-hoc, chưa notarize bằng Apple Developer ID. Chỉ mở app nếu DMG đến từ nguồn tin cậy và checksum khớp:

  1. Thử mở MeetNote một lần để macOS ghi nhận cảnh báo.
  2. Mở System Settings → Privacy & Security.
  3. Cuộn xuống phần Security và chọn Open Anyway cạnh MeetNote.
  4. Xác nhận Open và nhập mật khẩu/Touch ID nếu được hỏi.

Cũng có thể Control-click vào MeetNote.app trong Applications, chọn Open, rồi xác nhận Open nếu tùy chọn này xuất hiện. Không cần tắt Gatekeeper toàn hệ thống.

Cấp quyền trên macOS
  • Khi trình duyệt hỏi microphone, chọn Allow.
  • Nếu đã từ chối, vào System Settings → Privacy & Security → Microphone và bật quyền cho trình duyệt đang dùng.
  • Khi bật System Audio, chọn đúng tab/cửa sổ chia sẻ và bật chia sẻ âm thanh nếu trình duyệt cung cấp tùy chọn.
  • Nếu đổi quyền mà app chưa nhận, đóng trình duyệt rồi mở lại MeetNote.

04 Thiết lập speech-to-text

Mở Settings → Speech & Translation.

  1. Chọn Default Provider.
  2. Chọn model nếu nhà cung cấp có nhiều model.
  3. Nhập API key.
  4. Chọn Save Key.
  5. Chọn Test Connection và kiểm tra trạng thái chuyển thành Ready.
  6. Chọn Save Settings ở cuối trang.

API key được bảo vệ bằng Windows DPAPI trên Windows hoặc macOS Keychain trên Mac. Key không nằm trong file backup và không được trả lại cho trình duyệt.

Chọn nhà cung cấp nào?

Provider Ghi âm trực tiếp Upload audio Dịch trực tiếp Lưu ý
Soniox Có Có Có Khuyến nghị nếu cần transcript đa ngôn ngữ và dịch live.
Deepgram Có Có Không Live cần API key có quyền tạo temporary token.
OpenAI Whisper Không Có Không File tối đa 25 MB. Live recording sẽ fallback sang Soniox.
Google STT Không Có Không File inline khoảng 10 MB; hỗ trợ tốt WebM/Opus, MP3, OGG, WAV và FLAC.
💡 Nếu chọn Whisper hoặc Google nhưng vẫn muốn ghi trực tiếp, cần cấu hình thêm Soniox vì app dùng Soniox cho luồng live fallback.

05 Kết nối Codex để tạo summary

MeetNote không nhúng Codex CLI riêng. Bạn cần cài Codex CLI một lần rồi đăng nhập bằng tài khoản ChatGPT. Nếu Mac đã cài ứng dụng ChatGPT trong /Applications, MeetNote cũng có thể dùng Codex đi kèm ứng dụng đó.

Bước 1 — Cài Codex CLI trên Windows

Mở PowerShell và chạy lệnh cài chính thức:

powershell -ExecutionPolicy ByPass -c "irm https://chatgpt.com/codex/install.ps1 | iex"

Sau khi cài xong, đóng PowerShell và mở lại một cửa sổ PowerShell mới.

Bước 1 — Cài Codex CLI trên macOS

Mở Terminal và chạy lệnh cài chính thức:

curl -fsSL https://chatgpt.com/codex/install.sh | sh

Sau khi cài xong, đóng Terminal và mở lại. Nếu đã cài ChatGPT trong /Applications, có thể thử kết nối trong MeetNote trước; chỉ cài CLI riêng khi app chưa nhận Codex.

Bước 2 — Đăng nhập ChatGPT

Chạy:

codex login

Hoặc chạy codex và chọn Sign in with ChatGPT trong lần mở đầu tiên. Trình duyệt sẽ mở để bạn xác nhận tài khoản.

Kiểm tra trạng thái:

codex login status

Bước 3 — Kết nối trong MeetNote

  1. Nếu MeetNote đang chạy từ trước khi cài Codex, hãy thoát hoàn toàn rồi mở lại để app nhận PATH mới:
    • Windows: vào Task Manager, chọn tiến trình MeetNote và End task, sau đó mở lại EXE.
    • macOS: chọn menu MeetNote → Thoát MeetNote hoặc nhấn Command-Q, sau đó mở lại từ Applications.
  2. Mở Settings → Meeting Notes AI.
  3. Chọn Codex (ChatGPT).
  4. Chọn Connect / Check Codex.
  5. Khi badge hiện Ready, chọn Save Settings.

Codex dùng phiên đăng nhập ChatGPT đã lưu trên máy. Bạn không cần nhập OpenAI Platform API key vào MeetNote khi dùng provider này.

💡 Không muốn cài Codex CLI? Có thể chọn DeepSeek hoặc Google Gemini trong Meeting Notes AI, nhập API key tương ứng, chọn Save Key, rồi Test Connection.

06 Ghi một cuộc họp mới

Quick Record

Chọn Quick Record để tạo tên cuộc họp theo ngày giờ hiện tại và bắt đầu ghi nhanh.

Meeting Setup

Chọn Meeting Setup khi muốn cấu hình trước:

  1. Nhập Meeting Title.
  2. Nhập người tham gia, cách nhau bằng dấu phẩy.
  3. Chọn Spoken Language; chọn Auto nếu cuộc họp có nhiều ngôn ngữ.
  4. Chọn Translate To nếu dùng Soniox và muốn dịch trực tiếp.
  5. Bật System Audio nếu muốn thu âm thanh từ Zoom, Google Meet hoặc tab trình duyệt khác.
  6. Chọn Start Recording.

Khi trình duyệt hỏi quyền:

  • Cho phép microphone.
  • Nếu bật System Audio, chọn đúng tab/cửa sổ và nhớ bật Share audio.
  • Nên đeo tai nghe để giảm tiếng vọng.

Khi kết thúc, chọn Stop Recording và chờ app lưu audio/transcript.

07 Upload file ghi âm có sẵn

  1. Từ Dashboard, chọn Upload Recording.
  2. Chọn file audio/video.
  3. MeetNote lưu file cục bộ và xử lý transcript ở background.
  4. Có thể tiếp tục dùng app trong lúc chờ.

Định dạng được nhận:

AAC AIFF AMR ASF FLAC MP3 OGG WAV WebM M4A MP4

💡 Giới hạn thực tế còn phụ thuộc provider. Nếu file quá lớn với Whisper hoặc Google, hãy dùng Soniox/Deepgram hoặc nén/chia nhỏ file.

08 Xem và hoàn thiện biên bản

Mở cuộc họp trong All Meetings. Các tab chính gồm:

  • Transcript — xem, sửa trực tiếp từng đoạn và copy toàn bộ nội dung.
  • Summary — chọn ngôn ngữ/provider rồi chọn Generate Summary.
  • Translation — xem bản dịch nếu cuộc họp có bật dịch.
  • Actions — xem action items AI trích xuất, thêm thủ công, đánh dấu hoàn thành hoặc xóa.
  • Notes — nhập ghi chú riêng và chọn Save Notes.

Nút Export ở góc trên xuất cuộc họp hiện tại thành file Markdown. Nút AI cạnh tên cuộc họp có thể đề xuất lại tiêu đề khi đã có transcript.

09 Backup, dữ liệu và quyền riêng tư

Chọn và xóa nhiều cuộc họp

Vào All Meetings, đánh dấu từng cuộc họp hoặc dùng Select all, sau đó chọn Delete selected. Cuộc họp đang ghi hoặc đang xử lý sẽ không thể được chọn cho đến khi tác vụ hoàn tất. Khi xác nhận, app xóa metadata, recording, transcript và summary của các mục đã chọn.

Log và bug report

Vào Settings → Support & Diagnostics:

  • View Recent Logs — xem các sự kiện và lỗi gần đây được lưu cục bộ; log tự xoay vòng để giới hạn dung lượng.
  • Report a Bug — nhập mô tả rồi chọn Create & Download Report. Sau khi file JSON được tải về, hãy gửi file đó cho Nguyen Leon qua kênh hỗ trợ đã được cung cấp; app không tự động gửi report qua Internet.

Bug report không chứa recording, transcript, bản dịch, notes, summary, action items, tiêu đề cuộc họp hoặc API key. Một bản report cũng được lưu trong thư mục bug-reports bên trong thư mục dữ liệu MeetNote. Việc tải file không đồng nghĩa report đã được gửi; người dùng cần đính kèm file JSON khi liên hệ Nguyen Leon.

Backup trong app

Vào Settings → Data Management:

  • Export Backup — xuất metadata, transcript, summary, notes, action items và settings không chứa secret.
  • Import Backup — khôi phục từ file JSON đã xuất.
  • Clear All Data — xóa dữ liệu trong app; cần kiểm tra kỹ trước khi xác nhận.

File JSON backup không chứa audio và không chứa API key.

Thư mục trên Windows
Nội dungVị trí
Dữ liệu cuộc họp và audio%APPDATA%\MeetNote
Runtime được giải nén%LOCALAPPDATA%\MeetNote\Runtime
Log hỗ trợ kỹ thuật%LOCALAPPDATA%\MeetNote\Logs\server.log

Muốn backup đầy đủ cả audio, hãy thoát MeetNote rồi sao chép toàn bộ thư mục %APPDATA%\MeetNote sang nơi an toàn.

Thư mục trên macOS
Nội dungVị trí
Dữ liệu cuộc họp và audio~/Library/Application Support/MeetNote
Log hỗ trợ kỹ thuật~/Library/Logs/MeetNote/server.log
Ứng dụng/Applications/MeetNote.app

Muốn backup đầy đủ cả audio trên Mac, hãy thoát MeetNote rồi sao chép toàn bộ thư mục ~/Library/Application Support/MeetNote sang nơi an toàn. Trong Finder, chọn Go → Go to Folder… để dán đường dẫn có ký tự ~.

Dữ liệu nào đi ra Internet?

  • Audio được gửi tới provider speech-to-text đã chọn để tạo transcript.
  • Transcript được gửi tới Codex, DeepSeek hoặc Gemini khi bạn yêu cầu tạo summary/title.
  • Dữ liệu cuộc họp, audio và transcript vẫn được lưu cục bộ trong thư mục MeetNote trên máy.
⚠️ Không nên dùng dữ liệu nhạy cảm nếu chính sách công ty không cho phép gửi nội dung tới các dịch vụ AI bên ngoài.

10 Thoát và mở lại app

  • Đóng tab trình duyệt không nhất thiết dừng local server.
  • Windows: chạy file EXE thêm lần nữa để mở giao diện; dùng Task Manager → End task để dừng hoàn toàn.
  • macOS: bấm biểu tượng MeetNote trên Dock hoặc chọn MeetNote → Mở MeetNote để mở lại giao diện; chọn MeetNote → Thoát MeetNote hoặc nhấn Command-Q để dừng hoàn toàn.
  • Khi thoát đúng cách, local server con cũng được dừng.

11 Xử lý lỗi thường gặp

Không thấy nút Connect Codex

Đảm bảo đang dùng đúng bản EXE/DMG có SHA-256 ghi ở mục 2 hoặc 3. Vào Settings → Meeting Notes AI và chọn Codex (ChatGPT); nút Connect / Check Codex sẽ hiện bên dưới.

Codex CLI was not found
  1. Mở PowerShell hoặc Terminal mới và chạy codex --version.
  2. Nếu lệnh không tồn tại, cài lại Codex CLI.
  3. Nếu lệnh chạy được nhưng MeetNote vẫn không thấy, thoát hẳn MeetNote rồi mở lại.
Codex chưa đăng nhập

Chạy:

codex login
codex login status

Sau đó quay lại Settings và chọn Connect / Check Codex.

Microphone hoặc System Audio không hoạt động
  • Windows: kiểm tra Windows Settings → Privacy & security → Microphone.
  • macOS: kiểm tra System Settings → Privacy & Security → Microphone.
  • Cho phép microphone cho trình duyệt đang dùng.
  • Dùng Edge/Chrome bản mới.
  • Với System Audio, chọn tab/cửa sổ đúng và bật Share audio.
  • Một số ứng dụng/cửa sổ không cho trình duyệt capture audio; thử chia sẻ tab trình duyệt thay vì toàn màn hình.
API key báo lỗi
  • Kiểm tra key chưa hết hạn và đúng provider.
  • Chọn Save Key trước, sau đó Test Connection.
  • Với Deepgram live, key cần quyền tạo temporary token.
  • Kiểm tra mạng, firewall hoặc VPN có chặn dịch vụ hay không.
App không mở
  1. Thử mở http://127.0.0.1:8765 trong trình duyệt.
  2. Windows: kiểm tra Task Manager, dừng tiến trình MeetNote rồi mở lại EXE.
  3. macOS: thoát MeetNote bằng Command-Q rồi mở lại từ Applications.
  4. Xem log tại %LOCALAPPDATA%\MeetNote\Logs\server.log trên Windows hoặc ~/Library/Logs/MeetNote/server.log trên Mac.
  5. Không gửi log công khai nếu trong đó có nội dung cuộc họp hoặc thông tin nhạy cảm.

12 Cập nhật phiên bản mới

  1. Backup dữ liệu trước khi cập nhật.
  2. Tải EXE/DMG mới từ nguồn phát hành tin cậy.
  3. Thoát hoàn toàn bản đang chạy.
  4. Windows: mở EXE mới; dữ liệu trong %APPDATA%\MeetNote được giữ lại.
  5. macOS: mở DMG mới và kéo MeetNote.app vào Applications, chọn Replace khi được hỏi; dữ liệu trong ~/Library/Application Support/MeetNote được giữ lại.